プロジェクトストーリー

“成功するイベント”の裏側にある、私たちの仕事


先日、おのだサンパークにて和田選手をお迎えしたトークショーイベントを開催しました。
華やかなステージとスムーズな進行。当日は多くのお客様にご来場いただき、大きな盛り上がりを見せました。その裏側には2ヶ月以上にわたる準備と、調整がありました。

このページではどのようにイベントが企画され、形になっていったのか。私たちの仕事をリアルにお伝えします。

1.イベントを実施した理由

今回のトークショーは単なる集客イベントではありません。

・ご来場いただくお客様に喜んでいただく
・施設全体の賑わいをつくる
・店舗の来場機会を増やし、価値ある接点を生む

この要素を同時に実現することで、お客様・施設・店舗のすべてにとって価値のあるイベントを目指しました。

2.準備期間、細部まで作り込むイベント設計

当日、イベントを成功させるために

・告知用POPや館内掲示物の作成
・当日のタイムスケジュール設計
・施設側からの要望対応
・登壇者のアテンド動線確認
・警備-運営体制の構築
・台本の作成

など起こりうる事態を事前に想定し、準備することが求められました。

実際の台本

また、最も時間と労力を要したのが調整業務でした。
ちょっとした決定事項でも

私→球団担当者→キャスティング会社→球団担当者→私
施設→私→球団担当者→キャスティング会社→球団担当者→私→施設

というように、何度もやり取りを重ねながら前進していきました。
イベントの内容が固まるまでのやり取りは約20回以上。準備期間は2ヶ月以上に及びました。

3.当日、運営と現場対応

当日は警備と運営を中心に担当していたため、トーク内容をじっくりと聞く余裕はありませんでした。それでも、

・予定通り進行しているか
・お客様が安全に楽しめているか
・想定外の事態が起きてないか

常に会場全体を見渡し、判断と対応を続けました。
結果として大きなトラブルもなく、多くのお客様の笑顔と拍手に包まれながらイベントは終了しました。

このイベントは、次への挑戦へのスタート

13時から開始にもかかわらず、朝10時から問い合わせが殺到。12時の開場時点ではお客様が一気に来場され、座り席・立見席ともに満席。合計来場者は700名を超え、改めて和田選手の圧倒的なカリスマ性と影響力を実感するイベントとなりました。
この成功の大きな要因は、和田選手の周囲を引き付ける人柄にあると強く感じています。和田選手には心より感謝申し上げます。ありがとうございました。
今回のイベントで改めて感じたのはイベントの成功の裏側には、地味なやり取りや細かな確認、そして粘り強い調整があってこそ、お客様にとって楽しい体験が生まれるということです。全ての調整に意味があり、成長の機会があります。